Case Study

Geas Energiewacht stellt auf intelligente Planung mit VISITOUR um

Höhere Kundenzufriedenheit

Erhebliche Kraftstoffeinsparungen

Automatisierung und Vereinfachung der Planungsprozesse

Die Geas Energiewacht bietet Produkte und Service für komfortables und nachhaltiges Wohnen. Als es für das niederländische Unternehmen an der Zeit war, das Einsatz- und Tourenplanungssystem zu erneuern, entschied es sich für die Einführung von VISITOUR.

Die Geas Energiewacht ist ein seit über 50 Jahren in Twente und in den Regionen Achterhoek der Niederlande etabliertes Unternehmen. Jedes Jahr werden mehr als 210.000 Aufträge in den Bereichen Gas- und Warmwasseranlagen, Lüftungsanlagen, Wärmerückgewinnungsanlagen, Kühl- und Klimaanlagen, Wärmepumpen und Druckwasseranlagen abgewickelt.

Innovative IT für schlanke Prozesse

Geas ist in seinem Marktsegment Vorreiter beim Einsatz innovativer IT-Programme zur Prozessoptimierung. Vor Jahren wurde im Unternehmen ein digitales Arbeitsblatt für die Planung eingeführt. Das führte zu einer Verkürzung des Abrechnungsverfahrens und zu mehr Kontrolle über den gesamten Logistikprozess. Vier Jahre später folgte dann die Einführung von Microsoft Dynamics NAV zusammen mit Prodware PRIMA Suite, was wiederum zu einer Verbesserung der Abläufe im Vertragsmanagement, in der Logistik und in der Fakturierung führte.

Zahlreiche Herausforderungen im Service

Schließlich war man auf der Suche nach einer neuen Terminplanung, die die alte Software ablösen sollte. Aus Rückmeldungen von Verbrauchern und Kunden haben sich nämlich Defizite ergeben, die Geas verbessern wollte:

Keine zuverlässige Einhaltung von Kundenterminen

Reduzierter Ressourceneinsatz in der Disposition

Reduzierung der Kilometer pro Tour und Techniker

Erhöhung der Anzahl der von den Technikern beim Erstkontakt gelösten Probleme (First-Time-Fix-Rate)

Fähigkeit zur Vorhaltung von Kapazitäten

Kundenportal für Terminvereinbarung

Unter der Leitung von John Huitink, Leiter Information & Qualität bei Geas, und Jan Ezendam, Leiter des Technischen Büros, sind mögliche Programme geprüft worden.

Im Juni 2009 wurde ihnen erstmals VISITOUR vorgestellt. Nach Workshops und Referenzbesuchen bei Solvares Field Service-Kunden kam das Projektteam zu dem Schluss, dass VISITOUR zusammen mit Microsoft Dynamics NAV (Navision) in der Lage ist, die gestellten Anforderungen zu erfüllen.

Proof of Concept mit VISITOUR

Der nächste Schritt für das Projektteam von Geas war die Validierung durch ein Proof of Concept.

Die Installation der Client-Software dauerte nur eine Minute, und danach haben wir eine Schulung zum System erhalten. Am Ende dieses ersten Tages konnten wir mit den XML-Datenmeldungen aus unserem Navision-System Aufträge in VISITOUR exportieren

John Huitink

Geas Energiewacht Group

„Das Ziel des Proof of Concept bestand darin, zu erkennen, dass VISITOUR unsere Anforderungen erfüllen und die Serviceprozesse unterstützen kann“, sagt Peter Noordanus, Leiter Kundenzentrum, Notfallservice und Planung bei Geas. „Außerdem sollte ein Nachweis der Produktivitätssteigerung erbracht werden. Solvares Field Service war sich sicher, dass durch die Planungs- und Tourenoptimierung Einsparungen bei der Kilometerleistung in Höhe von 10 bis 15 Prozent erreicht werden können.“

„In der ersten Woche haben wir Aufträge für eines unserer Teams aus unserem alten Planungssystem genommen und sie mit der Planung von VISITOUR verglichen. Das Fazit nach dieser Woche war, dass wir durch die Verwendung von VISITOUR diese Einsparungen tatsächlich erreicht haben.“

Kosteneffiziente Technikerplanung

Geas hat ein eigenes Callcenter, das rund um die Uhr erreichbar ist. Kundenzufriedenheit ist oberstes Gebot, insbesondere in der arbeitsreichen Wintersaison, in der die Anzahl von Anrufen zunimmt und ein Techniker den Auftrag nach Möglichkeit am selben Tag erledigen muss. Mit VISITOUR löst der kosteneffizienteste Techniker den Auftrag innerhalb des vom Kunden bevorzugten Zeitrahmens. Das Ergebnis ist eine höhere Kundenzufriedenheit, eine optimierte Termin- und Tourenplanung sowie geringere Kosten.

Terminierung von Wartungsarbeiten

Wartungsarbeiten können mit VISITOUR lange im Voraus terminiert und dem Kunden per Post oder telefonisch bestätigt werden. Auf tägliche Änderungen wie Kundenstornierungen, Krankmeldungen eines Technikers etc. kann durch die dynamische Planungsoptimierung reagiert werden, indem VISITOUR eine kosten- und serviceoptimale Alternative der zur Verfügung stehenden Ressourcen bzw. der Terminoptionen anbietet.

Die IT-Administration von VISITOUR

Dank seines innovativen IT-Charakters verfügt Geas über umfangreiche Erfahrung mit Field Service-Anwendungen und hat nach gut einem Jahr mit VISITOUR auch einen sehr guten Überblick über die Administration der Software.

Die Einfachheit der Verwaltung zeigte sich bereits während der Installation. Bastiaan Voort, Leiter Technische Programme:

„Wir hatten den erforderlichen Server mit einer SQL-Datenbank vorbereitet. Das gesamte Programm, einschließlich der Datenbankanbindung, wurde in einer halben Stunde installiert. Das ist sehr schnell!“

Dasselbe gilt für Updates von VISITOUR: „Es wird eine ausführbare Datei geschickt, und innerhalb von 15 bis 20 Sekunden ist das Update fertig. Vor der Übernahme in das eigentliche Produktionsumfeld prüfen wir das Update in unserer Testumgebung.“

„Für das SQL-Management haben wir selbst einen Plan für regelmäßige Backups unserer gesamten Daten erstellt. Bei Geas führen wir eine tägliche Datensicherung durch, dieser Batch läuft nachts, hier entsteht für uns in VISITOUR kein zusätzlicher Aufwand.“

Und weiter: „In dem Programm gibt es verschiedene Tools, mit denen der Administrator einfach nachsehen kann, ob die SQL-Datenbank nutzbar zu messen ist. Es läuft alles über Web-Services. Wenn ein Feld angepasst werden muss, ist auch das ganz einfach“, erklärt Bastiaan Voort.

Amortisation bereits nach einem Jahr

Peter Noordanus, Leiter Kundenzentrum, Notfallservice und Planung, bringt den Nutzen der neuen Lösung auf den Punkt:

Wir nutzen VISITOUR jetzt seit mehr als einem Jahr und können nach dem arbeitsreichen Wintergeschäft sagen, dass unser Projekt mit VISITOUR ein Erfolg war. Durch die bisher erzielten Einsparungen hat sich das System schon amortisiert.

Peter Noordanus

Leiter Kundenzentrum · Geas Energiewacht Group

„In technischer Hinsicht waren wir drei Monate nach der Einbindung von VISITOUR und unseres Navision-ERP-Systems arbeitsfähig. Aufgrund des Erfolgs des Proof of Concept benötigten wir nur minimale Unterstützung von Solvares Field Service, wobei der Hauptteil dieser Zeit für das Änderungsmanagement verwendet wird.“

„Ich habe mehr als 20 Jahre Erfahrung im IT-Bereich und noch nie vorher eine anwenderfreundlichere Lösung gesehen. Mit VISITOUR sind die Vorteile einer automatisierten Planung leicht zu verstehen. Wir erhalten einen Einblick in die Kosten und Kilometerleistungen und eine Vorstellung davon, wie das Ergebnis der Terminplanung aussehen würde“, so John Huitink.

Was Sie daraus für Ihren Service mitnehmen können

Automatisierte, intelligente Tourenplanung vereinfacht Ihre Prozesse und macht aus einer komplexen Einsatzsteuerung einen schlanken, gut steuerbaren Workflow.

Zuverlässige, kostenoptimierte Terminvergabe (inkl. Same-Day-Einsätzen in Peakzeiten) zahlt direkt auf Kundenzufriedenheit und Serviceerlebnis ein.

Eine spezialisierte Planungslösung mit sauberer ERP-Integration (z. B. Dynamics NAV) lässt sich schnell einführen und mit wenig Administrationsaufwand betreiben.

Transparenz über Kilometerleistungen, Kosten und Auslastung macht den Nutzen der Optimierung messbar – bis hin zur schnellen Amortisation innerhalb kurzer Zeit.

Dynamische Neuplanung bei Ausfällen oder Stornos stellt sicher, dass Ihre Techniker:innen trotz Änderungen effizient unterwegs sind und Touren wirtschaftlich bleiben.

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