Case Study
Kaffeemaschinenspezialist Coffema spart bis zu 20 % Kilometer und begeistert seine Kunden
Das Unternehmen: professionelle Kaffeemaschinen mit umfassendem Service
Seit über 50 Jahren ist Coffema als Spezialist im Vertrieb und Servicegeschäft für professionelle Kaffee- und Espressomaschinen tätig. Mit dem Schwerpunktbereich Hotellerie und Gastronomie, Bäckereien und Arbeitsplatz werden allein in Deutschland ca. 40.000 Kaffeemaschinen namhafter Kunden wie Lidl, Metro, Coca-Cola und dem Hotel Vier Jahreszeiten von Coffema gewartet.
Zum nationalen kommt das internationale Geschäft dazu, das von den ausländischen Tochtergesellschaften abgedeckt wird. Mittlerweile arbeiten bei Coffema über 280 Mitarbeiter:innen in Deutschland, Dänemark, Belgien und den Niederlanden mit VISITOUR, davon 150 eigene Servicetechniker:innen.
Das Projekt: effizientere Serviceprozesse gesucht
Bereits 2005 begibt sich Coffema auf die Suche nach starken Softwarepartnern, um ein zentrales Servicecenter zu betreiben. Dahinter steht die Absicht, von der Auftragserfassung bis hin zur Abrechnung sämtliche Serviceprozesse zu zentralisieren und vollständig zu digitalisieren.
„In diesen Prozessen wollten wir eine Effizienzsteigerung und Arbeitszeitersparnis erreichen.“ Darüber hinaus sollten die Aufträge möglichst in Echtzeit terminiert und in einer Tour verplant werden, um Kunden eine schnelle Auftragsbestätigung zusichern und die Servicetechniker über kurzfristige Änderungen informieren zu können.
Verständnis für die Anforderungen von Coffema
Mit dem Softwarepaket von Solvares Field Service wurden die Erwartungen von Coffema übertroffen. „Das Verständnis für unsere Anforderungen war sofort da und mit dem bei Solvares Field Service vorhandenen Know-how konnten wir unsere Idee des Projekts gemeinsam weiterentwickeln,“ so Gode.
Neben der Leidenschaft für intelligente Softwarelösungen begeistern Coffema auch die technischen Komponenten. Die offene Schnittstellenarchitektur, die über Webservices eine einfache Datenübertragung ins ERP Microsoft Dynamics Navision ermöglicht, überzeugen den Kaffeemaschinenspezialisten.
Auch die hohe Geschwindigkeit der Optimierung und die Vielzahl an Parametern, die bei der Einsatzplanung berücksichtigt werden können, spielen eine wesentliche Rolle.
So betrachtet er die Einführung des Produkts im Unternehmen als logischen Schritt.
Die Ergebnisse lassen anfängliche Ängste und negative Stimmen in der Belegschaft schnell verstummen. „Heute sind die digitalisierten Prozesse so stark verinnerlicht, dass ein Arbeiten ohne Tablet im Außendienst gar nicht mehr denkbar ist,“ beschreibt der IT-Leiter den internen Wandel. Mit der Einführung von MOBILE FLOW, der mobilen Field Service App von Solvares soll nun auch die Auftragsdatenübermittlung von unterwegs in Echtzeit verwirklicht werden.
20 % Kilometerersparnis durch smartes Field Service Management
Bereits ein Jahr nach Einführung von VISITOUR zeigt sich der Erfolg mit ca. 20 % Kilometereinsparungen im Unternehmen. Durch die zentrale und softwaregestützte Einsatz- und Tourenplanung ist zudem die Effizienz bei der Auftragserfassung und -abwicklung signifikant gestiegen.
Die Wartezeiten für die Kunden haben sich durch den Softwareeinsatz deutlich verkürzt. Kundenstimmen belegen, dass sich die Zufriedenheit mit dem Service insgesamt erhöht hat.
Gute Planung, proaktives Terminmanagement und professionelles Auftreten beim Kunden bleiben auch beim Wettbewerb nicht unbemerkt. Mithilfe der Software von Solvares Field Service ist es Coffema auf diesem Wege gelungen, sich durch die Professionalisierung des Serviceangebots einen echten Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
Fazit
Was Sie daraus für Ihren Service mitnehmen können
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Branche
Produkte im Einsatz
Website
Ergebnisse
- 15–20 % Kilometereinsparungen
- Gesteigerte Kundenzufriedenheit
- Erhöhte Auftragsabwicklung
- Wettbewerbsvorteil durch professionelleren Service
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