Case Study
Hoe BRUNATA-METRONA de energietransitie versnelt met routeplanning van Solvares Field Service
BRUNATA-METRONA ehoort in heel Duitsland tot de marktleiders op het gebied van meet- en energiediensten en is een drijvende kracht achter de energietransitie. Klanten uit de woning- en vastgoedsector profiteren van duurzame energie- en gebouwconcepten en verhogen daardoor de aantrekkelijkheid en toekomstbestendigheid van hun vastgoed.
Om de grote hoeveelheid opdrachten in het montagebedrijf te verwerken, heeft BRUNATA-METRONA Hürth de routeplanning van Solvares Field Service geïmplementeerd. Hierdoor kon de orderverwerking met 25% worden verhoogd.
Enorme hoeveelheid opdrachten en toenemende tijdsdruk
De groep met 1.800 medewerkers bestaat uit drie onafhankelijke bedrijven: BRUNATA-METRONA Hamburg, BRUNATA-METRONA München en BRUNATA-METRONA Hürth. De diensten variëren van energiekostenafrekening tot rookmelderservice, energielabel en elektrische mobiliteit, tot drinkwateranalyse en diensten rond digitale meetsystemen (smart metering).
Het bedrijf uit Hürth bij Keulen verwerkt met zijn 670 medewerkers ongeveer 100.000 montageopdrachten per jaar, van de installatie van warmtekostenverdelers tot de vervanging van rookmelders. Een herculische taak, waarbij niet alleen de hoeveelheid opdrachten een grote uitdaging vormt, maar ook de toenemende tijdsdruk. De wettelijke bepalingen voor de energietransitie hebben vooral betrekking op het gebied van verwarming. Hier moet in de komende jaren bijzonder veel worden gedaan, van het vervangen van oude apparaten tot het adviseren van huiseigenaren, huurders en verhuurders.
Voor de servicefilialen was het duidelijk dat dit niet langer haalbaar zou zijn met de bestaande manier van afspraken maken en routeplanning. Wat tot nu toe ontbrak, was een uniform systeem. In plaats daarvan had elk servicefiliaal zijn eigen aanpak, de monteurs waren deels sterk bezig met het plannen van hun eigen routes. De “planningstools” daarbij: kennis uit het hoofd, Google Maps en Microsoft Outlook.
“We wisten dat we efficiënter moesten worden. Bovendien wilden we transparanter en beter geïnformeerd zijn tegenover onze klanten”, aldus Stefan Eichenauer, afdelingshoofd servicefilialen. Logischerwijs begon in 2020 de zoektocht naar een professionele en efficiënte oplossing.
Pakket van routeplanningsoplossing en buitendienst-app
De aanpak was “klassiek”, met een programma van eisen en lastenboek en de shortlist van drie softwareleveranciers. BRUNATA-METRONA koos uiteindelijk voor Solvares Field Service en diens afspraken- en routeplanningsoplossing VISITOUR, aangevuld met de buitendienst-app MOBILE FLOW om de monteurs te verbinden. Niet alleen het totaalpakket overtuigde, maar ook de referenties. De Solvares Field Service-oplossingen zijn namelijk al in gebruik bij het zusterbedrijf in Hamburg.
De ervaringen van de Hamburgse collega’s waren natuurlijk een voordeel – zowel bij het kiezen van de juiste leverancier als bij de implementatie van het project. Wat echter niet betekent dat de oplossing één op één werd overgenomen. “We hebben intensief overlegd met de collega’s uit Hamburg”, zegt Stefan Bessell, adviseur servicefilialen en verantwoordelijk projectleider, “maar we merken nu dat we behoorlijk verschillen in het gebruik”.
Zo maakte de flexibiliteit van de Solvares Field Service-tools het mogelijk om enkele zaken over te nemen en anderzijds in te spelen op de bijzonderheden van de activiteiten bij BRUNATA-METRONA Hürth.
Stapsgewijze uitrol in de filialen
De samenwerking met Solvares Field Service begon in mei 2021. Er werd besloten om het systeem stapsgewijs uit te rollen, wat geschikt is voor een organisatie van de omvang van BRUNATA-METRONA Hürth met 17 filialen. Het pilotproject vond plaats in een van de grote filialen.
In maart 2022 was het zover en ging VISITOUR live, in de maanden daarna volgden de uitrol naar de andere locaties. Parallel werd de app MOBILE FLOW voor de monteurs geïntroduceerd, meer specifiek op hun tablets, die ze altijd bij zich hebben tijdens hun werk.
Positieve effecten op vele verschillende gebieden
Wat heeft de overstap van de niet-uniforme, handmatige planning naar een gespecialiseerd systeem voor afspraken- en routeplanning opgeleverd?
De planningswijze is veranderd, “van ’te voet’ naar volledig automatisch”, zoals Stefan Bessell het beschrijft. De binnendienst neemt nu de volledige planning voor zijn rekening, de monteurs kunnen zich concentreren op hun eigenlijke werk ter plaatse. Alleen daardoor zijn ze al productiever. Daar komen de effecten van een optimale routeplanning door het algoritme van Solvares Field Service bij: “Onze monteurs verwerken in dezelfde tijd meer opdrachten, alleen al door de intelligente aaneenschakeling van opdrachten”, zegt Stefan Eichenauer.
25% meer opdrachten en een enorme tijdsbesparing
In totaal verwerken de medewerkers nu ongeveer 25% meer opdrachten per dag, zonder dat daarvoor overuren nodig zijn. “We plannen de routes van onze monteurs van hun woonplaats naar de eerste afspraak en dan van de laatste afspraak weer terug naar huis”, legt Bessell uit. “Ze zijn op tijd thuis, omdat de planning precies is afgestemd op het aanhouden van de werktijden.” Deze stiptheid en het verbeterde dagschema leiden tot minder stress en daarom tot positieve feedback van de monteurs over het nieuwe systeem.
Ook voor de binnendienst, die de afspraken en routes plant, was er een enorme tijdsbesparing: “Natuurlijk moet ik in VISITOUR nog steeds ingrijpen als een klant afzegt”, beschrijft Bessell. “Maar dat moest ik vroeger ook. Als we kijken naar de tijd die nodig is voor de planning, dan is die in totaal gedaald van 100% naar 5%.”
BRUNATA-METRONA moet zijn opdrachten altijd van tevoren bij de klanten aanmelden. Ook dit proces voor het maken van afspraken is verbeterd. In het kader van het project werd namelijk ook het aanmeldingsproces gestandaardiseerd. In plaats van eerst een afspraak met de klant af te stemmen, vervolgens de planning te maken en deze dan pas 14 dagen van tevoren in de hal op te hangen, maakt de service nu eerst de planning in VISITOUR.
Vervolgens meldt hij de afspraken aan via sms of aanmeldingsbrief per e-post. Als een klant een afspraak niet kan nakomen, meldt hij zich en volgt er een snelle en eenvoudige herplanning met VISITOUR.
Verhoogde informatieverstrekking aan klanten
“We kunnen nu zo werken omdat Solvares Field Service ons een transparantie geeft over de geplande afspraken die we voorheen simpelweg niet hadden”, zegt Stefan Eichenauer. Tegenwoordig ziet de binnendienst precies wanneer en waar welke afspraak gepland staat, en kan hij op elk moment informatie verstrekken aan de klanten, overleg met de monteurs is niet meer nodig. Ook de afstemming tussen monteur en binnendienst is door het systeem aanzienlijk verbeterd.
BRUNATA-METRONA en Solvares Field Service hebben het project samen tot een succes gemaakt. De routeplanningssoftware en de buitendienst-app zijn succesvol geïmplementeerd, de processen zijn gestandaardiseerd en geoptimaliseerd, de medewerkers zijn opgeleid en begeleid. Al na korte tijd laten de verbeterde cijfers, van het verwerkte ordervolume tot de tijdsbesparing in de planning, zien hoe groot het potentieel is van een professionele oplossing voor afspraken- en routeplanning.
Het is dan ook niet verwonderlijk dat BRUNATA-METRONA Hürth dit potentieel ook in zijn andere bedrijfsactiviteiten wil benutten. Eichenauer en Bessell’s volgende doel is om ook de meteropnameservice met Solvares Field Service te plannen en aan te sturen.
Wat u hieruit voor uw service kunt meenemen
- Centralisatie van de planning zorgt voor duidelijkheid en ontlast monteurs.
- Een gespecialiseerde routeplanningsoplossing schaalt ook bij ordervolumes in de zes cijfers.
- Combinatie van planning + mobiele app levert efficiëntiewinst op in binnen- en buitendienst.
- Het integratievermogen van de software is net zo belangrijk als de functionaliteiten.
- Met een real-time optimalisatie ontstaan reserves voor toekomstige bedrijfsactiviteiten – zoals de uitbreiding naar andere diensten.
Branche
Producten in gebruik
Website
Resultaten
- 95 % tijdwinst bij de planning
- 25 % meer afgehandelde opdrachten
- Uniforme, transparante processen
- Ontlasting van de monteurs
- Geoptimaliseerde stiptheid en informatievoorziening
Start uw project
Wij laten u zien hoe u uw service kunt optimaliseren.