Casestudy
Uhlmann Pac-Systeme digitaliseert wereldwijde service met Solvares Field Service
Uhlmann Pac-Systeme GmbH & Co. KG heeft haar wereldwijde serviceprocessen gestandaardiseerd en geoptimaliseerd. De digitalisering van de processen met de mobiele oplossing MOBILE X heeft inspanningen en doorlooptijden geminimaliseerd, de datakwaliteit verhoogd en helpt de organisatie om groei te realiseren met hetzelfde personeelsbestand.
Het bedrijf: Toonaangevende leverancier voor farmaceutische verpakkingsmachines
Uhlmann Pac-Systeme GmbH & Co. KG is als onderdeel van de Uhlmann Group de wereldwijd toonaangevende systeemleverancier voor farmaceutische verpakkingsmachines met 19 vestigingen in 14 landen. Meer dan 100 servicetechnici zijn wereldwijd actief om meer dan 10.000 machines in 80 landen te onderhouden en in stand te houden.
Daarnaast zijn er nog 200 specialisten zoals monteurs, programmeurs, valideerders en projectmanagers die wereldwijd onderweg zijn voor de probleemloze werking van de verpakkingsmachines. Alleen al 2.500 montageopdrachten per jaar worden bij Uhlmann Pac-Systeme gepland en wereldwijd uitgevoerd.
Serviceprocessen standaardiseren en optimaliseren
Om de wereldwijde serviceprocessen vanwege de sterke groei te standaardiseren en te optimaliseren, zocht het bedrijf in 2017 naar een intuïtieve, toekomstbestendige en offline-geschikte oplossing voor integratie in SAP CS en HR. Bovendien moesten met het project de kwaliteit van de rapportage worden verbeterd en de doorlooptijden van serviceopdrachten worden versneld.
Uhlmann Pac-Systeme koos uiteindelijk voor MOBILE X, vooral vanwege de aanpasbaarheid van de oplossing aan de specifieke eisen van de farmaceutische industrie. Een ander cruciaal punt was de goedkeuringsmonitor, een extra module van de mobiele oplossing, waarmee de binnendienst de feedback van de technici kan controleren voordat deze in SAP wordt geboekt.
Geleidelijke, wereldwijde uitrol
De uitrol van MOBILE X begon in januari 2019 in Duitsland. Vervolgens werd de oplossing geïmplementeerd bij alle servicevertegenwoordigingen, zoals in Zweden, Frankrijk, China en het VK. Sinds 2020 wordt MOBILE X nu wereldwijd in vijf talen (Duits, Engels, Spaans, Frans en Chinees) gebruikt bij Uhlmann Pac-Systeme.
De servicetechnici ontvangen hun opdrachten via MOBILE X op hun tablets of laptops en kunnen zo alle details over de opdracht en de installatie, zoals de servicehistorie en handleidingen, inzien. De opdrachten betreffen reparaties, onderhoud, preventieve instandhoudingsmaatregelen of ook ombouw van installaties.
De inbedrijfstellingen van nieuwe installaties worden uitgevoerd door toegewijde teams van monteurs, programmeurs en projectmanagers, die voor de opbouw één of zelfs meerdere weken ter plaatse bij de klant zijn. Ook zij gebruiken MOBILE X voor de documentatie van hun werk.
Met dynamische formulieren voor meer duurzaamheid
Naast de feedback, die informatie over werktijden en details in tekstvorm bevat, stellen de technici en monteurs via de mobiele oplossing ook hun servicerapporten op en vullen ze checklists en formulieren in.
Via de module “Dynamische Formulieren” worden bijvoorbeeld checklists voor kwaliteitsborging bij de afronding van de montage opgesteld en door de klant ondertekend. Dit zorgt voor maximale arbeids- en rechtszekerheid.
Vereenvoudiging van de interne goedkeuringsprocessen
De inzet van de goedkeuringsmonitor heeft vooral de interne goedkeurings- en vervolgprocessen van de serviceopdrachten gedigitaliseerd en daarmee aanzienlijk vereenvoudigd en versneld. Vroeger moesten alle opdrachtdocumenten en checklists in papieren vorm handmatig worden overgedragen of gescand en gecontroleerd, om de daaropvolgende processen zoals de goedkeuring van reiskosten, de salarisadministratie en de facturen aan klanten in gang te zetten.
Vandaag de dag vindt de controle van feedback en de activering van vervolgprocessen afdelingsoverschrijdend plaats met de goedkeuringsmonitor, digitaal en grotendeels geautomatiseerd. Zo kon de interne logistieke inspanning met 95 procent worden verminderd en kon het verhoogde opdrachtvolume met hetzelfde personeelsbestand worden afgehandeld.
Door de digitalisering van de serviceopdrachten konden alleen al op de locatie in Laupheim bij Uhlmann Pac-Systeme elf archiefwagens, die jaarlijks met ongeveer 2.000 papieren mappen werden gevuld, worden afgeschaft. Reeds tijdens de Uit–rol-fase werd hierdoor 35.000 pagina’s aan afdrukken per jaar bespaard, wat overeenkomt met een halve ton hout, meer dan 9.000 liter water, 1.800 kW/u energie en 185 kilogram CO2.
Verbetering van de datakwaliteit en doorlooptijden
Kai Kathan, Team Leader Services bij Uhlmann Pac-Systeme GmbH + Co KG, over de resultaten van het project:
Vooruitblik
Voor de toekomst plant Uhlmann Pac-Systeme de inzet van de Dynamische Formulieren uit te breiden. Hierbij moeten meer technische details, zoals equipment-gerelateerde informatie of nog openstaande activiteiten van de laatste inzet, in het formulier worden opgenomen, zodat de technici nog beter zijn uitgerust voor hun inzetten en formulieren nog eenvoudiger kunnen invullen.
Wat u hieruit voor uw service kunt meenemen
- Doorlopende digitalisering van de serviceopdrachten halveert de doorlooptijden en maakt meer opdrachten mogelijk met hetzelfde team.
- Mobiele serviceopdrachten met checklists en digitale handtekeningen verbeteren de datakwaliteit en de traceerbaarheid enorm.
- Een goedkeuringsmonitor, die feedback digitaal controleert en vervolgprocessen initieert, vermindert de interne inspanning drastisch – bij Uhlmann met 95%.
- Papierloze processen dragen direct bij aan duurzaamheid en klantervaring bij.
Resultaten
- Wereldwijde standaardisatie van de service
- Verkorting van de doorlooptijden van de serviceopdrachten met meer dan de helft
- 95% minder interne logistieke inspanning
- Afhandeling van een verhoogd opdrachtvolume met hetzelfde personeelsbestand
- Verhoogde duurzaamheid door gedigitaliseerde serviceopdrachten
- Enorme verbetering van de datakwaliteit
Start uw project
Wij laten u zien hoe u uw service kunt optimaliseren.