Case Study
Uhlmann Pac-Systeme digitalisiert weltweiten Service mit Solvares Field Service
Die Uhlmann Pac-Systeme GmbH & Co. KG hat ihre weltweiten Serviceprozesse standardisiert und optimiert. Die Digitalisierung der Abläufe mit der mobilen Lösung MOBILE X hat Aufwände und Durchlaufzeiten minimiert, die Datenqualität erhöht und hilft der Organisation, Wachstum mit derselben Personaldecke zu stemmen.
Das Unternehmen: Führender Anbieter für pharmazeutische Verpackungsmaschinen
Die Uhlmann Pac-Systeme GmbH & Co. KG ist als Teil der Uhlmann Group der weltweit führende Systemanbieter für pharmazeutische Verpackungsmaschinen mit 19 Standorten in 14 Ländern. Über 100 Servicetechniker sind weltweit im Einsatz, um mehr als 10.000 Maschinen in 80 Ländern zu warten und Instand zu halten.
Dazu kommen noch weitere 200 Spezialisten wie Monteure, Programmierer, Validierer und Projektmanager, die für den reibungslosen Betrieb der Verpackungsmaschinen weltweit unterwegs sind. Allein 2.500 Montageaufträge pro Jahr werden bei Uhlmann Pac-Systeme geplant und rund um den Globus durchgeführt.
Serviceprozesse standardisieren und optimieren
Um die weltweiten Serviceprozesse aufgrund des starken Wachstums zu standardisieren und zu optimieren, suchte das Unternehmen 2017 nach einer intuitiven, zukunftsfähigen und offline-fähigen Lösung zur Integration in SAP CS und HR. Zudem sollten mit dem Projekt die Qualität des Berichtswesens verbessert und die Durchlaufzeiten von Serviceaufträgen beschleunigt werden.
Uhlmann Pac-Systeme entschied sich schließlich für MOBILE X, vor allem wegen der Anpassbarkeit der Lösung an die speziellen Anforderungen der Pharmabranche. Ein weiterer entscheidender Punkt war der Freigabemonitor, ein Zusatzmodul der mobilen Lösung, mit welcher der Innendienst die Rückmeldungen der Techniker:innen vor ihrer Verbuchung im SAP überprüfen kann.
Schrittweiser, weltweiter Roll-out
Der Roll-out von MOBILE X begann im Januar 2019 in Deutschland. Anschließend wurde die Lösung bei allen Servicevertretungen wie zum Beispiel in Schweden, Frankreich, China und UK eingeführt. Seit 2020 ist MOBILE X nun weltweit in fünf Sprachen (Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Chinesisch) bei Uhlmann Pac-Systeme im Einsatz.
Die Servicetechniker:innen erhalten ihre Aufträge über MOBILE X auf ihren Tablets oder Laptops und können darüber alle Details zum Auftrag und der Anlage wie die Servicehistorie und Anleitungen einsehen. Bei den Aufträgen handelt es sich um Reparaturen, Wartungen, präventive Instandhaltungsmaßnahmen oder auch Umbauten von Anlagen.
Die Inbetriebnahmen von neuen Anlagen übernehmen dedizierte Teams aus Monteuren, Programmierern und Projektmanagern, die für den Aufbau eine oder sogar mehrere Wochen vor Ort beim Kunden sind. Auch sie nutzen für die Dokumentation ihrer Arbeit MOBILE X.
Mit dynamischen Formularen für mehr Nachhaltigkeit
Neben den Rückmeldungen, die Angaben zu den Arbeitszeiten und Details in Textform enthalten, erstellen die Techniker und Monteure über die mobile Lösung auch ihre Serviceberichte und füllen Checklisten und Formulare aus.
Über das Modul „Dynamische Formulare“ werden zum Beispiel Checklisten zur Qualitätssicherung beim Montageabschluss erstellt und vom Kunden unterschrieben. Das sorgt für eine maximale Arbeits- und Rechtssicherheit.
Vereinfachung der internen Freigabeprozesse
Der Einsatz des Freigabemonitors hat vor allem die internen Freigabe- und Folgeprozesse der Serviceaufträge digitalisiert und damit massiv vereinfacht und beschleunigt. Früher mussten alle Auftragsdokumente und Checklisten in Papierform manuell übertragen oder eingescannt und überprüft werden, um die anschließenden Prozesse wie die Freigabe von Reisekosten, die Lohnabrechnung und die Rechnungen an Kunden zu veranlassen.
Heute erfolgt die Prüfung von Rückmeldungen und die Auslösung von Folgeprozesse bereichsübergreifend mit dem Freigabemonitor digital und größtenteils automatisiert. So konnte der interne logistische Aufwand um 95 Prozent reduziert und das erhöhte Auftragsvolumen bei gleicher Personaldecke erfüllt werden.
Durch die Digitalisierung der Serviceaufträge konnten allein am Laupheimer Standort bei Uhlmann Pac-Systeme elf Mappenwagen, die jährlich mit rund 2.000 Papiermappen befüllt wurden, abgeschafft werden. Bereits während der Roll-out-Phase wurden dadurch 35.000 Seiten Ausdrucke pro Jahr eingespart, was einer halben Tonne Holz, über 9.000 Liter Wasser, 1.800 kW/h Energie und 185 Kilogramm CO2 entspricht.
Verbesserung der Datenqualität und Durchlaufzeiten
Ausblick
Für Zukunft plant Uhlmann Pac-Systeme, den Einsatz der Dynamischen Formulare auszuweiten. Dabei sollen mehr technische Details wie Equipment-bezogene Informationen oder noch offene Aktivitäten vom letzten Einsatz mit in das Formular übertragen werden, damit die Techniker für ihre Einsätze noch besser gerüstet sind und Formulare noch einfacher ausfüllen können.
Was Sie daraus für Ihren Service mitnehmen können
- Durchgängige Digitalisierung der Serviceaufträge halbiert die Durchlaufzeiten und ermöglicht mehr Aufträge mit derselben Mannschaft.
- Mobile Serviceaufträge mit Checklisten und digitalen Unterschriften verbessern Datenqualität und Nachvollziehbarkeit enorm.
- Ein Freigabemonitor, der Rückmeldungen digital prüft und Folgeprozesse anstößt, reduziert internen Aufwand drastisch – bei Uhlmann um 95 %.
- Papierlose Prozesse zahlen direkt auf Nachhaltigkeit und Kundenerlebnis ein.
Ergebnisse
- Globale Standardisierung des Service
- Verkürzung der Durchlaufzeiten der Serviceaufträge um mehr als die Hälfte
- 95 % weniger interner logistischer Aufwand
- Erfüllung eines erhöhten Auftragsvolumens bei gleicher Personaldecke
- Gesteigerte Nachhaltigkeit durch digitalisierte Serviceaufträge
- Enorme Verbesserung der Datenqualität
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