Case Study Cogas
Dynamische planning versterkt de link tussen energieleveranciers en klanten
Cogas is een regionale netwerkbeheerder die verantwoordelijk is voor het ontwikkelen, bouwen, beheren en onderhouden van gas- en elektriciteitsnetwerken. 60 buitendienstmedewerkers zorgen voor het transport van energie naar bijna 140.000 klanten en spelen een cruciale rol in het verbinden van huishoudelijke en zakelijke klanten met energieleveranciers.
Een geautomatiseerde planning om de veiligheid te verbeteren
Cogas is een regionale netwerkbeheerder die verantwoordelijk is voor het ontwikkelen, bouwen, beheren en onderhouden van energienetwerken en speelt een cruciale rol in het verbinden van huishoudelijke en zakelijke klanten met hun energieleveranciers. Hierdoor is Cogas verantwoordelijk voor het veilige en betrouwbare transport van elektriciteit en gas naar bijna 140.000 klanten.
Cogas is een groeiende nutsorganisatie en heeft in de afgelopen 3 jaar meer dan 3.000 groene energieklanten aangetrokken van concurrenten. Ze beschouwen hun activiteiten als “van groot maatschappelijk belang” en de organisatie werkt hard om haar taken met maximale openheid en transparantie uit te voeren. Dit omvat ook lopende projecten om de betaalbaarheid en duurzaamheid te vergroten. Veiligheid voor klanten en buitendienstmedewerkers is een kernwaarde in deze verbeterprojecten.
Zoals veel nutsbedrijven staat Cogas voor een complexe uitdaging op het gebied van planning. Het beheren van een mix van langcyclische en kortcyclische opdrachten – sommige duren meerdere dagen en vereisen coördinatie tussen meerdere monteurs, spoedopdrachten vereisen per direct aandacht- zorgt voor aanzienlijke uitdagingen. Voorheen vertrouwde het bedrijf voor de planning op een systeem voor onderhoud. Dit systeem miste de noodzakelijke dynamische flexibiliteit om verschillende soorten opdrachten aan te kunnen, met name spoedopdrachten.
Om deze uitdagingen aan te gaan, zocht Cogas een intelligente planningsoplossing voor 60 buitendienstmedewerkers die de efficiëntie kon optimaliseren, de responstijden kon verbeteren en de automatische toewijzing van taken realtime kon ondersteunen.
Binnen een dag reageren en er tegelijkertijd voor zorgen dat routineopdrachten worden voltooid
De processen bij Cogas rond Onderhoud & Beheer, Projecten en Services zijn grotendeels identiek aan veel andere serviceorganisaties in de nutssector; namelijk een combinatie van cyclische opdrachten. Het plannen van opdrachten over meerdere dagen en voor meerdere buitendienstmedewerkers was al een dagelijkse uitdaging op zich. Met inkomende spoedopdrachten (waarbij de reactietijden binnen 1 uur kunnen liggen) wordt de uitdaging om een efficiënte buitendienstoperatie te behouden nog groter.
Cogas was op zoek naar een tool voor buitendienstplanning met een geïntegreerde mobiele app die de productiviteit en efficiëntie zou verbeteren en tegelijkertijd rekening houdt met de type opdrachten en de duur ervan.
Binnen de vereiste resultaten waren kortere responstijden en oplostijden van de verschillende (SLA) opdrachten. Hun bestaande workflow betekende dat een binnenkomende opdracht handmatig moest worden ingepland om ervoor te zorgen dat hij door de juiste medewerker werd opgepakt en op tijd werd uitgevoerd. Het was ook essentieel dat het hoofdkantoor en de binnendienst-medewerkers toegang hadden tot een realtime overzicht van de activiteiten in het veld.
Voor de buitendienstmedewerkers was het belangrijk om alle informatie die ze nodig hadden om het werk uit te voeren bij de hand te hebben. Dit om respons- en oplostijden vast te leggen, maar ook om de planningsafdeling te informeren in het geval van achterstallig werk. Verder de mogelijkheid om ter plekke een vervolgorder aan te maken zonder tussenkomst van een planner.
Het toonaangevende algoritme voor Field Service Management
Daarom begon begin 2016 de zoektocht naar een professionele en schaalbare oplossing.
Tijdens dit proces werden de eisen en specificaties voorgelegd aan een shortlist van plannings-software leveranciers. Het projectteam, bestaande uit medewerkers van verschillende afdelingen binnen Cogas, was unaniem in hun keuze voor de afspraken- en routeplanningsoplossing VISITOUR, aangevuld met de app MOBILE FLOW.
Niet alleen de Solvares software suite als geheel was overtuigend, maar ook de case studies en referentiegesprekken, vertelt Training Coördinator Arnold van Brouwershaven; “In het selectieproces stak Solvares met kop en schouders boven de concurrentie uit. Dit kwam met name naar voren in de correcte beantwoording van de RFP, de out-of-the-box mogelijkheden van de software en de snelle reactie van Solvares Consultants op onze openstaande vragen. Vooral de mate waarin de software standaard alle processen ondersteunt en de eenvoudige gebruikersinterface waren overtuigend. We waren onder de indruk van de ervaringen die we opdeden met de software tijdens onze referentiebezoeken aan klanten.”
Besluit om FSM-software van Solvares Field Service in gebruik te nemen
De kern van de oplossing is het configureerbare POWEROPT-algoritme dat het eenvoudig maakt om de juiste balans te kiezen binnen het ‘Field Service Dilemma’ van een evenwichtige werkverdeling van medewerkers, klanttevredenheid en kostenbesparing.
Het POWEROPT-algoritme binnen de planningsapplicatie is speciaal ontwikkeld voor organisaties die gedurende de dag te maken hebben met dynamische uitdagingen in hun werk.
De integratie van het POWEROPT-algoritme tussen het Asset Management Systeem, de planningstoepassing VISITOUR en MOBILE FLOW zorgt voor meer samenhang. Terugkoppeling van de resterende werkuren vanuit het veld zorgt continu voor optimalisatie van de nog uit te voeren opdrachten.
Het domino-effect van de applicatie zorgt ervoor dat elke verbetering in de planning beschikbare capaciteit oplevert, waardoor er weer opnieuw kan worden ingepland, waardoor de efficiëntie blijft toenemen. Ad-hoc opdrachten, SLA’s en algemene onderhoudsopdrachten kunnen allemaal beter worden ingepland dan voorheen.
MOBILE FLOW is een veelzijdige buitendienst-applicatie die is ontworpen om de efficiëntie op locatie en de klanttevredenheid te verbeteren. Als digitale assistent is papierwerk niet meer nodig en is er snelle communicatie tussen buitendienstmedewerkers en kantoorpersoneel mogelijk. Hierdoor kunnen orders snel en efficiënt worden verwerkt.
Een belangrijk kenmerk van MOBILE FLOW is de integratie met VISITOUR, waardoor dynamische planning en real-time routeoptimalisatie mogelijk zijn. Deze integratie zorgt ervoor dat buitendienstmedewerkers actuele informatie ontvangen, zodat ze snel kunnen reageren op wijzigingen en spoedaanvragen, waardoor de serviceproductiviteit toeneemt.
De app ondersteunt verschillende mobiele apparaten en besturingssystemen. De app biedt ook offline functionaliteit, zodat Cogas-medewerkers in het veld zelfs in gebieden met een beperkte internetverbinding informatie kunnen opvragen en bijwerken.
Door serviceprocessen en workflows te digitaliseren, verbetert MOBILE FLOW de communicatie tussen planners, dispatchers, buitendienstteams en klanten. Dit leidt tot meer efficiëntie, hogere first-time fix rates en verbeterde punctualiteit door voorspellende analyses.
Cogas begon hun reis met hun geïntegreerde app met behulp van een sjabloon dat speciaal is ontworpen voor nutsbedrijven. Vervolgens configureerden ze hun app om hun unieke field service workflows te stroomlijnen, terwijl ze gebruik maakten van ingebouwde real-time gegevenstoegang en efficiënte communicatietools. Dit heeft geresulteerd in kostenbesparingen en een verhoogde klanttevredenheid. Een bijkomend voordeel is dat buitendienstmedewerkers niet zo vaak hun laptop hoeven aan te zetten om het onderhoudssysteem bij te werken. Dit wordt gedaan op hun tablets met MOBILE FLOW.
MOBILE FLOW zit boordevol functies die ontworpen zijn om de servicewerkzaamheden in het veld te optimaliseren. Het biedt GPS-tracering, digitale formulieren, elektronische handtekeningen en fotodocumentatie, waardoor de algehele servicekwaliteit verbetert.
Voortdurende optimalisatie van de bedrijfsvoering
Cogas’ Senior Processpecialist en Functioneel Beheerder Tim Grimberg maakt al bijna 10 jaar gebruik van VISITOUR en MOBILE FLOW en beschrijft de organisatorische veranderingen die realtime optimalisatie heeft ondersteund:
“VISITOUR presteert uitstekend. Het is erg stabiel en de support is erg goed. Snellere aankomst op locatie is een belangrijk voordeel omdat nieuwe SLA’s veeleisend zijn; een voorbeeld hiervan zijn ‘nieuwe mediaverbindingen’ die binnen vier dagen moeten worden voltooid. Hiervoor hebben we nieuwe opdrachtentypen en vaardigheden aangemaakt, die betrekking hebben op deze SLA’s. Deze transparantie vermindert het risico op boetes.”
Wat je hiervan kunt meenemen voor je dienstverlening
Alle handelsmerken die genoemd worden of weergegeven op deze website zijn eigendom van de geregistreerde eigenaren.
Resultaten
- 20% efficiëntieverbetering, met stabiliteit in planningsprocessen en nauwkeurige reistijden
- Real-time responsbeheer om beter te kunnen voldoen aan SLAs
- Intelligente toewijzing van taken zorgt ervoor dat de juiste technicus voor de juiste taak wordt ingezet
- Snellere reactietijden voor meer veiligheid en een hogere klanttevredenheid
- Geoptimaliseerd jobtypebeheer voor efficiënte administratie van voltooide orders
Start uw project
Wij laten u zien hoe u uw service kunt optimaliseren.