Casestudy
Royal Mail Property & Facilities verhoogt zijn productiviteit met slimme inzet- en Routeoptimalisatie
Toen het voor Royal Mail Property & Facilities Solutions tijd was om hun Legacy-systeem te vervangen, viel de keuze op Solvares Field Service. Door de nieuwe softwareoplossing en intelligente aanpassingen van de technicusplanning in de loop van het project bereikte de service een nieuw niveau van efficiëntie en productiviteit.
Het bedrijf: Facilitaire dienstverlener voor Royal Mail
Royal Mail Property & Facilities Solutions (RMPFS) is verantwoordelijk voor het onderhoud en de modernisering van een van de grootste commerciële vastgoedportefeuilles van Europa met meer dan 2.600 locaties.
Het team zorgt ervoor dat alle gebouwen te allen tijde veilig zijn en voldoen aan wettelijke en branchespecifieke voorschriften. Zo ondersteunt het Royal Mail daarbij om zeven dagen per week ongeveer 29 miljoen adressen in het hele land te beleveren.
Meerdere aanbieders in de selectie
RMPFS moest zijn software voor inzet- en Routeoptimalisatie moderniseren om meer efficiëntie en productiviteit in de serviceactiviteiten te bereiken. Het bestaande systeem was meer dan tien jaar oud en voldeed niet meer aan de eisen.
“We hebben verschillende aanbieders van oplossingen voor inzet- en Routeoptimalisatie bekeken, waaronder Solvares Field Service”, zegt Scott Maddocks, Project Manager bij RMPFS.
“Na de eerste productdemo’s hebben we verschillende Solvares-klanten bezocht om de software in gebruik te ervaren. We hebben ons management, onze technici in de buitendienst en onze vakbondsvertegenwoordigers erbij betrokken omdat we wilden garanderen dat iedereen ervan overtuigd was dat de software zou werken.”
De beslissing voor Solvares Field Service
Uiteindelijk won Solvares met VISITOUR, de software voor intelligente Afsprakenplanning en Routeoptimalisatie, het pleit. Scott:
“Bovendien hadden we de indruk dat Solvares een goede partner zou zijn – wendbaarder en beter in staat om aan onze eisen te voldoen dan de andere aanbieders.”
Een van de hoofddoelen van RMPFS was om opdrachten efficiënter te plannen. VISITOUR creëert geoptimaliseerde inzetplannen in Real-time. Een essentiële factor hierbij is dat bij nieuwe opdrachten altijd de volledige activiteit van de buitendienstteams in overweging wordt genomen (holistische optimalisatie).
VISITOUR gebruikt de specifieke bedrijfsprioriteiten van RMPFS, werkelijke, op verkeer gebaseerde reistijden en talloze andere variabelen – zowel voor geplande als voor reactieve inzetten.
Stilstandtijden minimaliseren, productiviteit maximaliseren
De stap naar een dynamische intradag inzetplanning in Field Service houdt rekening met tal van factoren van Facility Management, zoals kwalificaties (bijvoorbeeld technici met certificering voor werken op hoogte), de nabijheid van bestaande inzetlocaties of de urgentie van opdrachten en Service Level Agreements.
Het hoofddoel is stilstandtijden (reistijden, wachttijden op onderdelen of een tweede technicus bij gekoppelde taken) te minimaliseren en de productiviteit te maximaliseren.
Onmiddellijke reactie op spontane wijzigingen
De overstap naar Real-time Field Service Management creëert extra meerwaarde, aangezien het onmiddellijke reacties op spontane en onvoorspelbare situaties mogelijk maakt.
De teams kunnen zich dankzij de slimme heroptimalisatiefunctie erop verlaten dat binnen enkele seconden efficiënte routes opnieuw worden geoptimaliseerd – in plaats van verouderde praktijken zoals nachtelijke batchruns en handmatige herplanning.
Terugreizen vermijden door vooruitziendheid
RMPFS wilde bovendien het aantal terugreizen verminderen dat technici tijdens hun dienst moeten uitvoeren. Solvares Field Service ontwikkelde een portaal waarin geplande werkzaamheden voor vier weken vooruit zichtbaar zijn en de benodigde middelen voor elke opdracht kunnen worden vastgelegd.
De technici kunnen dan vooraf via het portaal apparatuur en ondersteuning voor hun opdrachten aanvragen.
Site-ownership-model voor de juiste technicus
Een andere centrale eis van RMPFS was de invoering van een site-ownership-model, dat wil zeggen de toewijzing van taken of locaties aan voorkeurstechnici op basis van gedefinieerde criteria, om te garanderen dat de juiste vaardigheden op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar zijn. Scott:
“We wilden software die meerdere niveaus van technicusvoorkeuren kan weergeven, om hen in staat te stellen locatiespecifieke kennis en relaties op te bouwen en tegelijkertijd reistijden te verminderen.”
De conclusie van de projectmanager:
Wat u hieruit voor uw service kunt meenemen
- De overstap van Legacy-systemen naar een intelligente Real-time planning automatiseert dispatchingtaken en verhoogt de productiviteit merkbaar.
- Een holistische optimalisatie, die alle inzetten en prioriteiten omvat, minimaliseert stilstandtijden en terugreizen.
- Dynamische intradag heroptimalisatie zorgt ervoor dat routes bij storingen of nieuwe opdrachten binnen enkele seconden weer kloppen.
- Een vooruitziend planningsportaal met zicht op weken vooruit vermindert verrassingen ter plaatse en versterkt de First-Time-Fix-Rate.
- Site-ownership-modellen garanderen dat technici op “hun” locaties werken, locatiespecifieke kennis opbouwen en reistijden dalen.
Resultaten
- Automatisering en vereenvoudiging van de Routeoptimalisatie en inzetplanning
- Slim site-ownership-model en portaal voor vooruitziende planning
- Hogere productiviteit en efficiëntie
- Vermindering van stilstandtijden en terugreizen
- Verbeterde First-Time-Fix-Rate
Start uw project
Wij laten u zien hoe u uw service kunt optimaliseren.