Case Study
Royal Mail Property & Facilities steigert Produktivität mit smarter Einsatz- und Tourenplanung
Als es für Royal Mail Property & Facilities Solutions an der Zeit war, sein Legacy-System abzulösen, fiel die Wahl auf Solvares Field Service. Durch die neue Softwarelösung und intelligente Anpassungen der Technikerplanung im Laufe des Projekts erreichte der Service eine neue Stufe der Effizienz und Produktivität.
Das Unternehmen: Facility-Dienstleister für Royal Mail
Royal Mail Property & Facilities Solutions (RMPFS) ist für die Instandhaltung und Modernisierung eines der größten gewerblichen Immobilienportfolios Europas mit über 2.600 Standorten verantwortlich.
Das Team stellt sicher, dass alle Gebäude jederzeit sicher sind und gesetzlichen sowie branchenspezifischen Vorschriften entsprechen. So unterstützt es Royal Mail dabei, an sieben Tagen in der Woche rund 29 Millionen Adressen im ganzen Land zu beliefern.
Mehrere Anbieter in der Auswahl
RMPFS musste seine Software für die Einsatz- und Tourenplanung modernisieren, um mehr Effizienz und Produktivität im Servicebetrieb zu erreichen. Das bestehende System war über zehn Jahre alt und erfüllte die Anforderungen nicht mehr.
„Wir haben uns mehrere Anbieter von Einsatz- und Tourenplanungslösungen angesehen, darunter auch Solvares Field Service“, sagt Scott Maddocks, Project Manager bei RMPFS.
„Nach den ersten Produkt-Demos haben wir mehrere Solvares-Kunden besucht, um die Software im Einsatz zu erleben. Wir haben unser Management, unsere Techniker:innen im Außendienst und unsere Gewerkschaftsvertretungen einbezogen, weil wir sicherstellen wollten, dass alle davon überzeugt sind, dass die Software funktionieren wird.“
Die Entscheidung für Solvares Field Service
„Außerdem hatten wir den Eindruck, dass Solvares ein guter Partner sein würde – agiler und besser in der Lage, unsere Anforderungen zu erfüllen als die anderen Anbieter.“
Eines der Hauptziele von RMPFS war es, Aufträge effizienter zu planen. VISITOUR erstellt optimierte Einsatzpläne in Echtzeit. Ein wesentlicher Faktor dabei ist, dass bei neuen Aufträgen immer die gesamte Aktivität der Außendienstteams berücksichtigt wird (ganzheitliche Optimierung).
VISITOUR nutzt die spezifischen Geschäftsprioritäten von RMPFS, tatsächliche, verkehrsbasierte Fahrzeiten und unzählige weitere Variablen – sowohl für geplante als auch für reaktive Einsätze.
Stillstandszeiten minimieren, Produktivität maximieren
Der Schritt hin zu einer dynamischen untertägigen Einsatzplanung im Field Service berücksichtigt zahlreiche Faktoren des Facility Managements, etwa Qualifikationen (zum Beispiel Techniker:innen mit Zertifizierung für Arbeiten in der Höhe), die Nähe zu bestehenden Einsatzorten oder die Dringlichkeit von Aufträgen und Service Level Agreements.
Das Hauptziel ist, Stillstandszeiten (Fahrzeiten, Wartezeiten auf Ersatzteile oder zweiter Techniker bei verbundenen Jobs) zu minimieren und die Produktivität zu maximieren.
Unmittelbare Reaktion auf spontane Änderungen
Der Umstieg auf ein Echtzeit-Field Service Management stiftet zusätzlichen Mehrwert, da er unmittelbare Reaktionen auf spontane und unvorhersehbare Situationen ermöglicht.
Die Teams können sich dank der klugen Reoptimierungsfunktion darauf verlassen, dass innerhalb von Sekunden effiziente Touren neu optimiert werden – anstelle veralteter Praktiken wie nächtlichen Batchläufen und manueller Neuplanung.
Rückfahrten vermeiden durch Vorausschau
RMPFS wollte außerdem die Anzahl der Rückfahrten reduzieren, die Techniker:innen während ihrer Schicht durchführen müssen. Solvares Field Service entwickelte ein Portal, in dem geplante Arbeiten für vier Wochen im Voraus sichtbar ist und die notwendigen Ressourcen für jeden Auftrag hinterlegt werden können.
Die Techniker:innen können dann im Vorfeld über das Portal Equipment sowie Unterstützung für ihre Aufträge anfragen.
Site-Ownership-Modell für den Techniker-Fit
Eine weitere zentrale Anforderung von RMPFS war die Einführung eines Site-Ownership-Modells, also die Zuweisung von Aufgaben bzw. Standorten zu bevorzugten Techniker:innen anhand definierter Kriterien, um sicherzustellen, dass die richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind. Scott:
„Wir wollten eine Software, die mehrere Ebenen von Technikerpräferenzen abbilden kann, um ihnen zu ermöglichen, Standortwissen und Beziehungen aufzubauen und gleichzeitig Fahrzeiten zu reduzieren.“
Das Fazit des Projektmanagers:
Was Sie daraus für Ihren Service mitnehmen können
- Der Umstieg von Legacy-Systemen auf eine intelligente Echtzeit-Planung automatisiert Dispo-Aufgaben und erhöht die Produktivität spürbar.
- Eine ganzheitliche Optimierung, die alle Einsätze und Prioritäten einbezieht, minimiert Stillstandszeiten und Rückfahrten.
- Dynamische untertägige Reoptimierung sorgt dafür, dass Touren bei Störungen oder neuen Aufträgen innerhalb von Sekunden wieder passen.
- Ein vorausschauendes Planungsportal mit Sicht auf Wochen im Voraus reduziert Überraschungen vor Ort und stärkt die First-Time-Fix-Rate.
- Site-Ownership-Modelle stellen sicher, dass Techniker:innen an „ihren“ Standorten arbeiten, Standortwissen aufbauen und Fahrzeiten sinken.
Ergebnisse
- Automatisierung und Vereinfachung der Touren- und Einsatzplanung
- Smartes Site-Ownership-Modell und Portal zur vorausschauenden Planung
- Höhere Produktivität und Effizienz
- Senkung von Stillstandszeiten und Rückfahrten
- Verbesserte First-Time-Fix-Rate
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